Logiciel de catalogage photo : 9 critères pour bien choisir

Métadonnées

Ce qu’un logiciel de catalogage photo doit faire

Un logiciel de catalogage photo ne range pas des fichiers dans des dossiers. Il tient une base qui dit, pour chaque image, ce qu’elle est, où elle se trouve, ce qu’elle montre et ce que l’on sait d’elle. Avec les années, cette base vaut presque autant que les images : c’est elle qui permet de retrouver une photo, de préparer une exposition, de répondre à une galerie ou de transmettre un fonds.

Le choix engage donc pour longtemps. Les présentations commerciales se ressemblent ; les différences apparaissent dans les détails, souvent après des mois de saisie. Les neuf critères qui suivent se vérifient avant de s’engager. Pour les notions de base, voir Qu’est-ce qu’un catalogue photo, et pourquoi ce n’est pas un dossier ?

Avant de comparer : une méthode simple

• Préparez un dossier test de quelques centaines d’images : des RAW, des JPEG, des fichiers déjà renseignés par un autre logiciel, quelques doublons.
• Pensez à dix ans, pas seulement à demain : que devrez-vous pouvoir retrouver, prouver, transmettre ?
• Lisez la documentation. Pour chaque critère, cherchez la réponse écrite. Une fonction qui n’est décrite nulle part n’existe pas pour vous.

Les neuf critères

1. Les originaux restent où ils sont

Un catalogue doit référencer vos fichiers, pas les déplacer dans un dossier qu’il gère seul. Demandez-vous aussi comment il reconnaît un fichier : par son nom, ce qui est fragile, ou par son contenu. Une empreinte du contenu permet de repérer un doublon même renommé, et de savoir qu’un fichier a changé.

2. Les métadonnées restent lisibles ailleurs

EXIF, IPTC et XMP sont des standards. Le logiciel doit les lire, et écrire vos descriptions dans un format que d’autres outils relisent. Vérifiez où il écrit : dans sa base seulement, dans un sidecar XMP posé à côté de l’image, ou dans l’original lui-même. Écrire dans un original devrait rester un choix explicite. Voir Qu’est-ce qu’un fichier sidecar XMP ?

3. Un vocabulaire contrôlé, pas seulement des mots-clés

Des mots-clés libres dérivent : « Paris », « paris », « Paris 75 ». Un thésaurus range les termes du plus générique au plus spécifique et leur rattache des synonymes. Vérifiez que la recherche s’en sert vraiment, et que le vocabulaire s’exporte.

4. Retrouver sans connaître le nom du fichier

Recherche sur les titres et les descriptions, filtres par note ou par date, collections composées à la main, collections qui se mettent à jour seules, recherches enregistrées. Testez avec une vraie question : « les portraits de 2019 notés trois étoiles ou plus ».

5. L’œuvre n’est pas le fichier

Si vous documentez votre travail d’artiste, le logiciel doit distinguer l’œuvre, unité que l’on cite, des fichiers qui la représentent et des tirages qui en existent. Sans cette distinction, un scan, un master et une vue d’accrochage deviennent trois « œuvres ». Voir Comment créer un catalogue raisonné photographique.

6. La confidentialité est prévue

Prix, noms d’acheteurs, personnes vivantes : certaines données ne doivent pas sortir. Vérifiez qu’on peut les marquer confidentielles et qu’un export les exclut par défaut. Vérifiez aussi où se fait l’analyse des images, visages ou ressemblances : sur votre machine, ou ailleurs.

7. L’existant se reprend sans être abîmé

Vous avez sans doute déjà un catalogue tenu dans un autre logiciel, ou un inventaire dans un tableur. Le logiciel doit pouvoir le reprendre, montrer ce qu’il ferait avant d’écrire quoi que ce soit, et laisser la source intacte.

8. Les données sortent en formats ouverts

Un catalogue que l’on ne peut pas quitter est un risque. Demandez quels formats d’export existent (tableur, formats d’échange des musées), s’ils contiennent toutes les données, et ce qu’il faut pour y accéder.

9. Une place claire dans la chaîne de conservation

Un catalogue décrit ; il ne garantit pas que les fichiers sont intacts. Vérifiez comment il sauvegarde sa propre base, et comment il s’articule avec ce qui vient avant (rassembler des disques éparpillés) et après (préserver les originaux).

Comment Obscura Catalog répond à ces critères

Obscura Catalog est le logiciel de la suite Obscura Flow consacré à la description. Voici ce que son guide établit, critère par critère.

1. Originaux en place. Importer un dossier ne copie ni ne déplace rien : chaque image est référencée là où elle est, avec son empreinte SHA-256, qui permet de reconnaître un fichier déjà présent, même sous un autre nom. Quand un fichier est modifié, sa nouvelle empreinte devient la référence et l’ancienne est gardée comme version. Voir Importer un dossier.
2. Métadonnées. Catalog lit EXIF, IPTC et XMP. Par défaut, il n’écrit jamais dans vos fichiers : vos modifications vont dans le catalogue et dans un sidecar XMP que d’autres logiciels photo relisent. L’écriture dans le fichier lui-même n’est proposée que pour les JPEG, TIFF, PNG et HEIC/HEIF, et elle est confirmée à chaque enregistrement ; pour un RAW, c’est toujours le sidecar. Voir Où enregistrer.
3. Thésaurus. Les termes sont hiérarchisés, chacun avec ses synonymes. Dans la recherche, un terme trouve aussi ses synonymes et ses termes spécifiques. Le thésaurus s’exporte en CSV et en SKOS. Voir Le thésaurus.
4. Retrouver. Recherche rapide sur les noms, titres, descriptions, mots-clés, auteurs et l’indexation ; recherche avancée par note, étiquette, tag, dossier et date ; collections, collections intelligentes et recherches enregistrées. Voir Collections, tags et recherche.
5. Œuvre et fichier. Une œuvre est distincte d’un fichier : elle peut en avoir plusieurs, ou aucun si elle est perdue ou détruite. Son numéro de catalogue n’est jamais réattribué. Chaque notice porte des attributions avec leur degré de certitude, des tirages et éditions, et une provenance. Voir Œuvre et fichier et Attributions, tirages et provenance.
6. Confidentialité. Les œuvres et événements confidentiels sont exclus de tout export ; seuls le CSV, l’export complet et le paquet pour Vault permettent de les inclure, sur justification, pour un seul export. Les notes internes ne sortent jamais. Un événement de provenance où une personne vivante est partie reste confidentiel. L’analyse des visages et des ressemblances se fait sur le Mac : aucune image n’est envoyée ailleurs. Voir La règle de confidentialité et Visages et photos similaires.
7. Reprise de l’existant. Catalog importe un catalogue Lightroom Classic en lecture seule, après une simulation qui n’écrit rien, et un inventaire tenu en CSV, après un aperçu. Voir Importer un catalogue Lightroom et Importer un inventaire CSV.
8. Formats ouverts. Export complet de la bibliothèque en formats ouverts, CSV, LIDO 1.1 et CIDOC CRM. L’export complet, le paquet pour Vault et le CSV sont inclus sans licence : vos données sortent toujours dans un format ouvert. Voir Exporter le catalogue.
9. Chaîne de conservation. Catalog sauvegarde lui-même sa bibliothèque. En amont, Obscura Trace inventorie vos disques, repère les doublons et consolide par copie vérifiée, sans rien supprimer sans votre accord. En aval, Catalog prépare un paquet pour Obscura Vault, qui l’archive, en contrôle la fixité et en garde une copie hors site.

Les pièges à éviter

• Juger sur l’interface. Une grille agréable ne dit rien de ce que deviennent vos données dans dix ans.
• Saisir avant d’avoir exporté. Faites un export complet de votre dossier test dès le premier jour, et ouvrez-le dans un tableur.
• Laisser proliférer les mots-clés. Posez un premier vocabulaire avant la saisie de masse ; le corriger après coûte beaucoup plus cher.
• Confondre catalogue et sauvegarde. Le catalogue décrit vos originaux ; il ne les protège pas. Il faut les deux.
• Tout migrer d’un coup. Reprenez d’abord un échantillon représentatif et vérifiez le résultat, avant le reste.

Pour aller plus loin

Si vous voulez décrire votre travail jusqu’au catalogue raisonné, commencez par Obscura Catalog et son chapitre Importer un dossier : un dossier test suffit pour vérifier les neuf critères sur vos propres fichiers. Pour voir comment les quatre logiciels de la suite se répartissent le travail, de vos disques à la préservation, consultez la page des logiciels ou la documentation.