Organisation
Pourquoi le nom de fichier ne suffit pas
Un nom de fichier est une adresse, pas une identité. Il change quand vous réorganisez, quand un outil normalise, quand un client renomme un livrable. Chaque changement casse toutes les références externes : le courriel qui citait Reportage_042.jpg, la facture, le contrat de licence, la légende publiée.
Un numéro d’inventaire est une identité. Attribué une fois, il ne change jamais, quel que soit l’emplacement ou le nom du fichier. C’est ce qui permet de parler d’une image sans savoir où elle est rangée.
Les cinq règles d’un identifiant durable
1. Immuable. Une fois attribué, jamais modifié. Si l’image sort du fonds, son numéro est retiré et jamais réattribué — un numéro brûlé vaut mieux qu’un numéro qui désigne deux choses selon l’année.
2. Opaque quant au contenu. N’encodez pas le sujet, le client ou le classement. Tout cela change, et vous vous retrouverez avec des numéros qui mentent. La date et un compteur suffisent.
3. Lisible et dictable. Il sera lu au téléphone, recopié à la main, imprimé au dos d’un tirage. Évitez les caractères ambigus, les espaces, les accents. Une longueur fixe aide à repérer une erreur de saisie.
4. Séquentiel avec trous assumés. Une séquence obtenue en transaction, dont les trous ne sont jamais comblés. Combler un trou signifie réutiliser un numéro : c’est précisément ce qu’on interdit.
5. Indépendant du logiciel. Le numéro doit être écrit dans les métadonnées du fichier, pas seulement dans la base de votre catalogue. Sinon il disparaît avec l’outil.
Un schéma qui fonctionne
PREFIXE-ANNEE-NNNNN : un préfixe court pour le fonds ou le studio, l’année d’entrée dans l’inventaire, un compteur à largeur fixe. Par exemple AFB-2026-00317.
L’année n’est pas décorative : elle borne les séquences, ce qui évite un compteur unique qui atteint sept chiffres, et elle situe l’entrée dans l’inventaire — sans prétendre dater la prise de vue, qui est une autre information.
Pour un catalogue raisonné, le numéro d’œuvre suit la même logique mais désigne l’œuvre, pas le fichier : plusieurs fichiers et plusieurs tirages peuvent s’y rattacher.
Où l’écrire
- Dans le catalogue, évidemment.
- Dans les métadonnées du fichier ou son sidecar, pour qu’il survive à la perte du catalogue.
- Dans le nom de fichier, en préfixe — non comme source de vérité, mais comme commodité : un fichier retrouvé hors contexte reste identifiable.
- Sur le tirage physique, au dos, s’il existe.
En pratique
- Attribuez un numéro à l’entrée, jamais après coup.
- N’y encodez aucune information susceptible de changer.
- Ne comblez jamais un trou de séquence.
- Écrivez-le dans les métadonnées, pas seulement en base.
- Distinguez le numéro d’inventaire du fichier et le numéro de catalogue de l’œuvre.
- Testez : un fichier isolé, sans votre logiciel, doit rester identifiable.
Obscura Flow attribue des numéros d’inventaire pérennes obtenus en transaction, avec trous non comblés, les écrit dans les métadonnées des fichiers et maintient une numérotation de catalogue immuable côté œuvres — l’identité survit au renommage comme au changement d’outil.